• sago11

Airtableで書かれた日報をFileMakerへ取り込む

今回はAirtableとFileMakerの連携について具体的な例で解説します。


日報管理を例に

社内でバリバリFileMakerを使っている会社。

営業さんに日報がメールなのでシステム化して、未提出をチェックしたり、案件の動きを見たいのだけど、FileMakerのライセンスが負担になるので困っている(営業さんの人数が多い)。

というシチュエーションを考えます。

この場合、社内で運用している(オンプレミス)FileMaker Serverに外部から接続するようにネットワークを設定するか、FileMaker Cloudやレンタルサーバーに置く必要があります。

  • ネットワークを解っている人が居ない

  • 情報部門から難色

  • レンタルサーバーの運用コストが更にかかるのはちょっと・・・

  • 日報のためだけにFileMakerのライセンスはもったいない

  • 営業さんのスマホはAndroid

上記はよくある問題です。

そこで、日報部分だけをAirtableを使った運用形態を考えてみます。

日報部分をAirtableで行う
日報部分をAirtableで行う

上記を最小のライセンス構成で考えると


FileMaker 5ユーザ

¥96,000 税抜価格/年額


Airtable 何ユーザでも(1アプリ5,000レコードまで)

$120(≒¥13,421)/年額


となります。

日報データは定期的にFileMakerへ取り込まれるので、数日分で5000レコードに達しなければ運用上は問題ないはずです。

※Airtableのライセンスはこちらを参照して下さい。

https://airtable.com/pricing


今回はAirtableのフォーム機能を使うので、まったくの不特定多数へのアンケートにも使用できます。


手順1/4:Airtableの設定

それでは、実際の手順を説明します。

下記のような2テーブルの日報システムがあるとします。

日報一覧画面

今回は、Form機能を使います。

FileMakerのフォーム形式とは違います。GoogleドライブのGoogleフォームに近いです。

フォームビューを作る

左からフィールドを右へ配置していきます。

ロゴも設定できます。

フォームレイアウトを作る

日報送信後の設定も色々とあります。

Slackやメールへ通知する機能もあります。

送信後にSlackやメールに通知する設定


手順2/4:入力フォームで日報を入力

iPhone X で表示した状態です。

iPhoneでの入力画面

FileMakerで言う所の、値一覧(カスタム値)

iPhoneでの入力画面 値一覧

フィールドタイプを日付にすると、自動的にカレンダーが表示されます。

カレンダー入力


この値一覧は複数選択可。

別テーブルを参照しています。ですので、日報テーブルではIDのみを1フィールドに改行区切りで保存しているイメージです(FileMakerでの例え)。繰り返しフィールドと考えてもいいかもしれません。

別テーブル参照

FileMakerで言う所のオブジェクトフィールドは、Attach file(添付)となります。

Attach file (添付)

添付ファイルは色々と設定出来るので、便利そうです。

Dropboxだけでなく、Google Photo、Google Driveからも添付出来るようですね。

添付できるソースは多い